Hasta hace relativamente poco, el proceso de facturación era siempre una tarea tediosa y manual que requería de gran esfuerzo y dedicación, en tiempo y recursos, obligando en muchas ocasiones al empresario o trabajador a desatender algunas de las tareas del día a día para completar este tipo de gestión. Esto ocurría así porque, a diferencia de otros procesos laborales, las alternativas de automatización en lo que a facturación se refiere eran escasas.

Sin embargo, en los últimos años los avances han sido considerables y los primeros resultados de ahorro y mejora de la productividad comienzan a hacerse notar.

Hoy en día, la tecnología en la nube, posibilita opciones más avanzadas y adaptadas a las necesidades contables de cada empresa y cada trabajador por cuenta propia. Hablamos de los softwares de facturación para autónomos y pymes que han hecho de este trámite una tarea más sencilla a la vez que rigurosa.

En esta línea, la implantación de la factura electrónica entre los Autónomos y Pymes españolas tiene también una vocación de transparencia con respecto a las autoridades. Y es que, como sabrás, ya ha entrado en vigor el SII (Suministro Inmediato de Información), nuevo sistema para declarar el IVA y por el que determinados sujetos pasivos deben presentar las facturas a los pocos días de que se generen. Este proceso se está adoptando por fases y por el momento sólo es obligatorio para determinados sujetos pasivos, (los inscritos en el REDEME o las grandes empresas, con más de 6 millones de euros de facturación), que son los que actualmente tienen la obligación de liquidar el IVA mensualmente. Pero conviene estar preparado y conocerlo para que el cambio no bloquee tu labor de administración, ya que a medio plazo esta obligación será generalizada.

En cualquier caso, adaptarse a todas las posibilidades y funcionalidades que brindan las nuevas tecnologías ha pasado de ser una opción a una obligación si no se quiere perder capacidad competitiva frente a otros del sector. Por ello, para hacer más llevadero el proceso de facturación, surgen programas que en la actualidad están en auge entre autónomos y pymes, facilitando esta labor y ofreciendo infinidad de ventajas. A continuación, algunas de ellas:

1. Ahorro y eficiencia

 Esto se debe a que todos los procesos de facturación pasan a están digitalizados y con una simple conexión a Internet, lo que se traduce a un total de coste de trámites igual a cero. Las facturas ni se imprimen, ni se envían, ni se almacenan ni se destruyen físicamente. Así pues, se reducen costes de envío, almacenamiento e impresión, además de facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.

2. Comunicación instantánea

 El hecho de poder comunicar las facturas en tiempo real, cumpliendo todos los estándares legales y pudiendo ejecutar el pago contra-factura en el momento, dota de agilidad y versatilidad a los negocios; acortando los plazos de tramitación y cobro. Así pues, se gana en inmediatez y eficiencia en la entrega de las facturas a través de los soportes electrónicos.

3. Seguridad y protección contra el fraude

La información es administrada exclusivamente por la empresa, por lo que se reduce en gran medida la probabilidad de falsificación y el margen de errores humanos, como puede ser el caso de extraviar documentación. De esta manera, es mucho más sencillo seguir la pista a una operación que genera un rastro digital que a otra que se realiza físicamente.

Por otro lado, tener un control total de todos los archivos posibilita la instalación de un sistema de seguridad digital con acceso bajo autenticación con credenciales digitales, su cifrado y la realización de envío seguros. De esta forma, las Pymes y autónomos quedan totalmente protegidos ante cualquier intromisión o pérdida documental.

4. Optimización de la organización y gestión de la empresa

Al reducir los tiempos de gestión, se consigue mayor eficiencia en el funcionamiento de la compañía. También se ahorra en espacio y se obtiene mayor seguridad y control sobre posibles errores. Así pues, al estar todos los archivos digitalizados, el acceso y la consulta se hacen más sencillos y rápidos.

5. Mayor calidad de servicios y mejora de la satisfacción del cliente.

Se proyecta una imagen innovadora de la empresa, centrada en la adaptación a las nuevas tecnologías. A través de esto, se establece una nueva forma de comunicación con los clientes, reduciendo los tiempos de espera en el procesamiento de facturación. Todo ello, derivando en el ofrecimiento de un mejor servicio y un incremento de la satisfacción del cliente.

Por estas, y muchas otras razones, la facturación digital se ha convertido en un paso adelante en la mejora de la productividad y un plus en la automatización de procesos.

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